V roce 2012 byl v rámci pracovní skupiny, zřízené na základě Memoranda o spolupráci při přípravě standardizační základny pro certifikaci procesů správy záznamů a rozvoji odborného know-how a všeobecného povědomí v této oblasti v organizacích státní a veřejné správy, zpracován Slovník základních pojmů z oboru správy dokumentů podle ISO 15 489 – Správa dokumentů (Records Management) a jejich výklad v kontextu českého právního prostředí. S ohledem na aktuální vývoj legislativy i na potřebu doplnění některých pojmů do slovníku byla činnost pracovní skupiny obnovena s cílem vytvořit aktualizované a doplněné slovníku.
Smyslem nové edice slovníku je shromáždit na jednom místě klíčové pojmy z oblasti správy dokumentů a spisové služby včetně jejich ukotvení v právním řádu České republiky, společně s případnými dalšími zdroji výkladu jejich obsahu, ať už se jedná o národní standard pro elektronické systémy spisové služby, české standardy, ISO normy nebo další prameny relevantní pro české prostředí (např. Slovníkem nejčastěji používaných pojmů ve veřejné správě). Tam, kde jsou různé zdroje v konfliktu, pokouší se slovník o sjednocení jednotlivých pohledů a nalezení výkladu, který by nejlépe osvědčil zvyklosti v užití pojmu, přípdaně doplňuje kontext jednotlivých významů tak, aby práce s pojmy byla nadále preciznější a nedocházelo k matení či záměně významů. Klíčovou změnou oproti předchozí verzi slovníku je upřednostnění optiky českých právních norem jako primárního zdroje pro výklad jednotlivých pojmů. Současně došlo při přípravě nové verze slovníku k významnému rozšíření okruhu zpracovných pojmů.
Množina pojmů, jejichž správné pochopení je významné v kontextu problematiky správy dokumentů, je velmi široká. Současně se jedná o množinu neustále se rozrůstající, zejména s ohledem na nástup dokumentů v elektronické podobě a problematiku související s jejich správou a uchováváním. Je proto přirozené, že právní normy nemohou obsáhnout všechny tyto pojmy a striktině je definovat, soustředí se na ty klíčové. Proto je slovník rozdělen do dvou částí – v prní se zabývá pojmy, jejichž definice je součástí českého právního řádu, druhá pak rozšiřuje obzor i k těm, jejichž kodifikace zatím z nejrůznějších příčin neproběhla.
V současné době je slovník připraven k finalizaci, ale před tím, než bude jeho podoba definitivně uzavřena, nabízíme jej široké veřejnosti k připomínkám a revizím. Aktuální verze slovníku je k dispozici ke stažení, a případné připomínky jsou přijímány na mailové adrese bezouska@irms.cz.