Podrobný popis semináře:

Seminář věnovaný jmennému rejstříku se zaměří nejen na požadavky vyplývající z legislativy věnované této oblasti.

Nejprve seminář prostřednictvím jednotlivých fází životního cyklu dokumentu nahlédne na příjem dokumentu a evidenci údajů ve jmenném rejstříku v roli podatelny i zpracovatele dokumentu, včetně možností automatického vytěžování a propojování dat nebo ztotožnění záznamů.

Představíme si možnosti vyhledávání a použití údajů ve jmenném rejstříku pro účely vyhotovování a vypravování dokumentů. Pro každou organizaci by pak mělo být zásadní otázkou uchování údajů ve jmenném rejstříku, resp. možnost a způsob jejich vyřazování v rámci skartačního řízení.

Opomenout nelze ani ukotvení jmenného rejstříku v rámci organizace, ať již z hlediska předpisů (např. spisový řád), nebo z pohledu integrací a vhodného zakotvení jmenného rejstříku mezi informačními systémy a samostatnými evidencemi organizace, tak i v otázce personálního zajištění – věnovat se proto budeme i postavení a roli správce jmenného rejstříku v rámci organizace.

Protože ochrana a zpracování osobních údajů je integrální součástí problematiky jmenného rejstříku, bude podrobněji rozebrána i tato oblast optikou pověřenkyně pro ochranu osobních údajů velké instituce.

Věnovat se budeme také praktickým příkladům implementace jmenného rejstříku i častým dotazům a nejasnostem spojeným s jeho vedením a správou.

Harmonogram semináře:

• Legislativní ukotvení jmenného rejstříku
  – Definice z hlediska předpisů pro ochranu a zpracování osobních údajů
  – Definice z hlediska předpisů v oblasti archivnictví a spisové služby
• Ověření a aktualizace údajů ve jmenném rejstříku
  – veřejné autoritativní zdroje dat (např. ISZR, ISDS)
  – interní zdroje dat
• Role podatelny a zpracovatele dokumentu
• Ztotožnění osoby
   – propojování záznamů
  – multiplicitní záznamy a jejich zpracování
• Neztotožněné (nevalidní) záznamy
• Využití údajů při vyhotovování a vypravování dokumentů
• Osobní údaje dalších osob
• Osobní údaje a jejich (automatický) výmaz
• Minimalizace a ostatní zásady zpracování osobních údajů
• Jmenný rejstřík a skartační řízení
• Jmenný rejstřík a vnitřní předpisy organizace
• Správce jmenného rejstříku – pozice v rámci organizace, spolupráce s pověřencem pro ochranu osobních údajů, požadavky na výkon role
• Jmenný rejstřík a jeho místo mezi informačními systémy pro správu dokumentů a samostatnými evidencemi
• Praktická implementace v systémech spisové služby
  – první pokusy, než přišla metodika
  – praktické fungování po zavedení v instituci – výhody a nevýhody
  – Jmenný rejstřík jako „univerzální místo pravdy“
• Časté dotazy a nejasnosti
• Diskuze