Informační list č. 23/2019: Změny při provádění skartačních řízení v souvislosti s modernizací národního archivního portálu
Národní archiv se spuštěním modernizované verze Národního archivního portálu v květnu 2020 reaguje na nepříznivou situaci zapříčiněnou nesprávnou tvorbou „sběrných“ spisů. Do těchto spisů jsou masivně nevhodně vkládány dokumenty různého charakteru, z nichž jen některé mají trvalou hodnotu. Zatím je nutné rozhodnout ve skartačním řízení o spisu jako o celku a vybírat za archiválie i dokumenty bez trvalé hodnoty (týká se zejména dokumentů v listinné podobě).
Při výběru bude nově možné rozhodnout o vybrání za archiválii nebo o zničení jednotlivých dokumentů samostatně. Výsledek výběru pro každou entitu bude i nadále zaznamenán v příloze protokolu o výběru archiválií dle přílohy č. 4 NSESSS, přičemž celek (spis nebo díl typového spisu) bude v tomto případě označen jako „vybrán za archiválii“.
Při předání výše uvedených dokumentů vybraných za archiválie bude původcem předán datový balíček SIP dle příslušné základní entity (spis, díl typového spisu) s replikami všech zatříděných dokumentů (jako dosud), přičemž komponenty dokumentů, které budou dle výše popsaného rozhodnutí určeny ke zničení, nebudou uloženy a nebude k nim také poskytnut identifikátor digitálního archivu. Kompletně uložena však budou všechna metadata (mets.xml). Tato úprava nebude mít tedy vliv na eSSL původce, je však vhodné zaznamenávat uložení a výběr u všech entit, nejen u základních. Analogové dokumenty určené ke zničení se archivu k trvalému uložení nepředávají.
Testovací prostředí Národního archivního portálu, ke kterému mají původci přístup, bude o tuto funkcionalitu rozšířeno v březnu 2020.