Informační list č. 18/2019: Žádosti o výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu a skartačního řízení při výkonu spisové služby v eSSL
Národní archiv jako provozovatel národního archivního portálu v reakci na opakující se žádosti různých subjektů na udělení výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu, skartačního řízení z eSSL, rozsahu metadat a dalších uvádí, že ani dle Zákona ani dle jiných právních předpisů není žádná organizace včetně Národního archivu oprávněna udělovat výjimky z povinností upravených Zákonem a souvisejícími či prováděcími předpisy (včetně NSESSS). Takové žádosti jsou zcela bezpředmětné a nelegitimní.
Pokud se jedná o dokumenty evidované v eSSL, které byly vyřízeny, resp. uzavřeny do 31. 7. 2012 včetně, byla povinná minimální metadata nutná pro skartační řízení z elektronických systém publikována jako stanoviska na webových stránkách Ministerstva vnitra, a to na odkazu https://www.mvcr.cz/clanek/dotazy-a-stanoviska.aspx (Stanovisko Národního archivu k problematice přechodných období v archivní legislativě (povinnosti původců) a Povinné prvky, které budou vyžadovány pro skartační řízení z elektronických systémů spisové služby u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených do 31. července 2012 včetně. Záštitu nad těmito stanovisky převzalo Ministerstvo vnitra prostřednictvím odboru archivní správy a spisové služby (čj. MV- 73580-1/AS-2015) a jsou uvedeny v příloze č. 1 a 2 tohoto informačního listu.
Příloha 1: Stanovisko Národního archivu k problematice přechodných období v archivní legislativě (povinnosti původců)
Povinné prvky, které budou vyžadovány pro skartační řízení z elektronických systémů spisové služby u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených do 31. července 2012 včetně.
Dokument
| V XML schématu | Popis | |
| Identifikace | Identifikatory | Jednoznačný identifikátor dokumentu |
| Popis | Nazev | Obsah, věc |
|
Evidence nebo Neevidence
|
EvidencniCislo | Pořadové číslo v rámci roku |
| UrceneCasoveObdobi | Rok | |
|
DorucenyDokument
|
DatumDoruceni | Datum doručení |
| Odesilatel | Název a adresa odesílatele | |
|
VlastniDokument |
DatumVytvoreni | Datum vytvoření nebo zaevidování |
|
Trideni |
PlneUrcenySpisovyZnak | Spisový znak dle spisového a skartačního plánu (SSP); pokud SSP nebyl používán, vloží se číslo nebo označení útvaru, referenta apod. s prefixem odlišujícím ho od spisového znaku. |
|
SkartacniRezim
|
SkartacniZnak | Skartační znak dle SSP |
| SkartacniLhuta | Skartační lhůta dle SSP | |
Spis
| V XML schématu | Popis | |
| Identifikace | Identifikatory | Jednoznačný identifikátor dokumentu |
| Popis | Nazev | Obsah, věc |
|
Evidence |
EvidencniCislo | Pořadové číslo v rámci roku |
|
Puvod |
DatumVytvoreni | Datum vytvoření |
|
Trideni |
PlneUrcenySpisovyZnak | Spisový znak dle spisového a skartačního plánu (SSP); pokud SSP nebyl používán, vloží se číslo nebo označení útvaru, referenta apod. sprefixem odlišujícím ho od spisového znaku. |
|
VyrizeniUzavreni |
Datum | Název a adresa odesílatele |
| VlastniDokument | DatumVytvoreni | Datum uzavření spisu |
|
|
SkartacniZnak | Skartační znak dle SSP |
| SkartacniLhuta | Skartační lhůta dle SSP | |
| Dokumenty | Dokumenty | Do spisu zatříděné dokumenty |
Díl typového spisu
Podle zkušeností Národního archivu nebyl v systémech typový spis vůbec nastaven. Lze případně konzultovat individuálně.
Příloha 2: Záštita ředitele odboru archivní správy a spisové služby nad stanoviskem Národního archivu
