Informační list č. 3/2020: Pravidla pro vyplňování metadat komponent v balíčku SIP

Doplnění Informačního listu č. 20/2018

Komponenta-> Pořadí

  • Jedná se o pořadové číslo komponenty v rámci struktury jednoho dokumentu, průvodní dopis/hlavní dokument nebo jiná komponenta výchozí pro zobrazení dokumentu se označuje číslem 1, navazující komponenty např. přílohy se pak označují vyššími čísly v pořadí, v jakém by měly být komponenty příslušného dokumentu znázorněny.
  • Pořadí všech komponent v rámci jednoho dokumentu tvoří vzestupnou a souvislou řadu počínaje 1.
  • Čísla se mohou opakovat.
  • Nuly na začátku se tolerují.
  • Všechny verze jedné komponenty musí mít stejné číslo pořadí.

Komponenta->Druh

  • Jedná se o charakteristiku komponenty, která upřesňuje, jakou formální část dokumentu tvoří (např. průvodní dopis nebo jiný hlavní dokument, příloha s příslušným označením, elektronický podpis). Jde o vysvětlení k pořadovému číslu komponenty, konkrétní formulace není pevně stanovena, příklady viz Informační list částka 2/2018, příloha k č. 20/2018, bod 20.2.24: „průvodní dopis“, „hlavní dokument“, „elektronický podpis“, „originální kontejner“ aj.
  • Všechny komponenty se stejným číslem pořadí jsou označeny shodným textem druhu komponenty.

Komponenta->Verze

  • Prvek pro uvedení pořadového čísla verze komponenty. Pořadové číslo komponent v dokumentu tvoří souvislou řadu od 1 do n, kde 1 je prvotní koncept nebo doručená komponenta a n je komponenta poslední, která je vždy ve výstupním datovém formátu. Verze s nejvyšším číslem je poslední.
  • V SIP se může vyskytovat více verzí jedné komponenty (musí mít stejné číslo pořadí a stejný druh).
  • Číselná řada verzí nemusí být v SIP souvislá, ale musí být použito pořadí verzí z eSSL (nikoliv nově generované pro balíček SIP); když bude např. předána jen první a poslední verze z třinácti, budou mít číslo verze 1 a 13.
  • Do SIP se povinně přidává verze s označením formy uchování „Originál“ a nejméně poslední verze komponenty, která musí být ve výstupním datovém formátu.
  • Nejnovější verze komponenty digitálního dokumentu v SIP musí být ve výstupním datovém formátu a musí být označena formou uchování jako „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“.
  • Pokud u komponent se stejným pořadovým číslem existuje komponenta s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“, obsahuje nejvyšší číslo verze. Pokud je formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“ označeno více verzí, jedna z nich obsahuje nejvyšší číslo verze.
  • Pokud u komponent se stejným pořadovým číslem existuje komponenta s formou uchování „Originál“ a neexistuje komponenta s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“, obsahuje tento „Originál“ nejvyšší číslo verze.

Komponenty->Forma uchování

  • Upřesňuje popis verze komponenty v rámci vývoje od prvotního konceptu po originál ve výstupním datovém formátu. Jde o vysvětlení k číselné verzi komponenty (k tomu srv. č. 12/2018). Přípustné formy uchování jsou dány výčtem:
  1. koncept“ – představuje verzi komponenty od konceptu (rozpracovaného dokumentu) nebo kopie dokumentu,
  2. „originál“ – představuje původní verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je použita k odeslání nebo k jinému použití v rámci účelu stanoveného původcem (tato verze není ve výstupním datovém formátu; v případě, že je, uplatní se následující bod),
  3. originál ve výstupním datovém formátu“ – představuje verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je v obou případech ve výstupním datovém formátu.
  • Originál“ musí být právě jeden (pro komponentu s určitým pořadovým číslem).
  • Originál“ může být ve výstupním formátu (u vlastních dokumentů zpravidla vždy).
  • Originál ve výstupním datovém formátu“ musí být skutečně ve výstupní datovém formátu dle § 23 Vyhlášky
  • Je-li „Originál“ v nevýstupním formátu, musí existovat „Originál ve výstupním datovém formátu“; platí, pokud výstupní formát pro datový formát originálu existuje (srv. § 23 Vyhlášky).
  • Jestliže je „Originál“ ve výstupním datovém formátu, nemusí být přidána verze s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“.
  • Koncept nemusí být ve výstupním datovém formátu.
  • Číslo verze „Originálu“ nesmí být vyšší, než číslo verze „Originálu ve výstupním datovém formátu“.
  • Digitální komponenta získaná autorizovanou konverzí z listinného podání je „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“.
  • Pokud původce přijal datový formát např. DOC, převedl ho do PDF, které označil „Originál ve výstupním datovém formátu“ a po čase zjistil, že se nejedná o PDF/A, takže provedl převod znovu, pak ponechá původní formu uchování i u zmíněného prvního PDF. Na výstupní datový formát se kontroluje pouze nejvyšší verze.
  • Pokud pro komponentu neexistuje výstupní datový formát dle § 23 Vyhlášky, označí se jako „Originál“ (např. datové formáty TST, PST).
  • Jestliže komponenta obsahuje autentizační prvek (např. elektronický podpis) a je nutný převod do výstupního datového formátu, nesmí být autentizační prvek důvodem nepřevedení komponenty.

Specifika analogových dokumentů

  • Analogové komponenty se v SIP nezaznamenávají, pouze jejich digitální reprezentace.
  • Do SIP se povinně přidává alespoň poslední verze komponenty, pokud komponenta existuje.
  • Jestliže se jedná o digitální reprezentaci analogové části dokumentu, která nevznikla autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona, má formu uchování „koncept“ (např. prosté skenování).
  • V případě digitální reprezentace celého analogového dokumentu, která vznikla autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona, má formu uchování „originál“ a dokument je označen jako digitální. S analogovým vstupem konverze nebo převodu dokumentu se nakládá podle § 6 odst. 2 a 3 a § 20 odst. 1 Vyhlášky.
  • Jestliže je předmětem digitální reprezentace jen část analogového dokumentu, dokument se označí jako analogový a převedené části v digitální podobě jako „koncept“, byť by vznikly autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona.
  • Digitální reprezentace originálů analogových komponent nemusí být převáděny do výstupního datového formátu.
  • Jestliže jde o digitální část analogového dokumentu (např. datové soubory z CD zaslaného s analogovým průvodním dopisem apod. – srv. § 19 odst. 2 písm. j) Vyhlášky), komponenta musí být označena „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“. Platí totožná pravidla jako u (celého) digitálního dokumentu. S ohledem na existenci analogových komponent uložených mimo eSSL bude celý dokument označen jako „analogový“.