Informační list č. 22/2019: Doručenka v elektronických systémech spisové služby
Veřejnoprávní původci jsou povinni na základě § 67 Zákona věta druhá, připojovat k dokumentům (vložit do spisu) doklad stvrzující doručení dokumentu adresátovi, tzv. doručenku: „Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně časového údaje, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému dokumentu nebo vloží do příslušného spisu“. V mnoha dalších legislativních předpisech je tato povinnost zopakována, nebo je upřesněna o okruh údajů, které má takový doklad obsahovat (např. dle § 14 odst. 7 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád: „ Je-li pro řízení třeba, aby bylo doručení doloženo, musí být zajištěn písemný doklad stvrzující, že písemnost byla doručena nebo že poštovní zásilka obsahující písemnost byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo.“; dále § 50f a § 50g zákona č. 99/1963, občanský soudní řád, zákona č. 141/1961 Sb., trestní řád aj.).
Tímto je naznačeno, že existují dvě možnosti, jak doklad o doručení k dokumentu a do spisu vpravit. Buď vložením jako samostatný dokument do spisu, nebo pouhým přiložením doručenky k příslušnému dokumentu. V každém případě se však k dokumentům a spisům doručenka připojovat musí, neboť jsou na ni a na její metadata navázány významné skutečnosti podstatné pro další postupy veřejnoprávních původců (běh lhůt, údaje o nedoručení apod.).
Pro eSSL je v NSESSS detailněji připojování a ukládání doručenek řešeno pro doručenky datových zpráv v požadavku 2.4.12: „eSSL automaticky zajistí stažení a uložení informace o dodání datové zprávy do datové schránky a o doručení datové zprávy (zásilky).“ Není přesněji popsán způsob, jak se má postupovat v případě zaznamenávání údajů o analogových doručenkách a dále jak se s nimi a s jejich případnými metadaty má naložit v balíčku SIP. Národní archiv se domnívá, že lze použít některou následující variantu:
-
- Doručenku evidovat jako samostatný dokument ve spise. Takto vznikne možnost jednoznačně zaznamenat její existenci, časové údaje o přijetí doručenky aj. Lze také samotnou doručenku připojit příp. vložit obraz analogové doručenky získaný zejména autorizovanou konverzí nebo převodem dle
- 69a Zákona. To vše se následně promítne do balíčku SIP, přičemž budou zachovány odpovídající časové údaje o vyřízení/uzavření dokumentu/spisu.
- Připojením informace o doručence k dokumentu se zohledněním jejích metadat. Tento způsob odpovídá bodu 2.4.12 NSESSS, v automatizované podobě je určen primárně pro doručenky o dodání datové zprávy do datové schránky, ale lze jej využít i pro záznam o analogových doručenkách, neboť ne vždy je pro původce účelné z doručenky vytvářet samostatný dokument. V tomto případě však jsou kladeny nároky jednak na eSSL, aby vkládání doručenek s metadaty umožnila i pro doručenky mimo ISDS (např. nastavením restrikcí pro vyřizování až po vložení doručenky apod.), jednak na uživatele, který bude muset zaznamenávat příslušné informace u analogových doručenek ručně. Do SIP se doručenka v digitální podobě dostane v podobě připojené komponenty (datového souboru) a její metadata budou mít vliv na metadata celého dokumentu (zejména datum vyřízení dokumentu či uzavření spisu). Pokud existuje analogová doručenka k digitálnímu dokumentu, musí být dokument označen jako analogový (obdoba bodu I.3 č. 15/2019 Informačního listu) – do SIP musí být vloženy všechny příslušné
- Připojením doručenky jako komponenty dokumentu bez zaznamenání metadat. Pokud eSSL umožňuje připojení obrazu doručenky, zejména analogové k analogovému dokumentu (např. i po vyřízení dokumentu, nebo po uzavření spisu), lze v současné době akceptovat i tento postup, a to proto, aby doručenka a informace o ní byly u dokumentu v nějaké formě zachovány. Do SIP se doručenka dostane pouze jako jedna z komponent