Informační list č. 21/2019: Vyhotovování vyřizujících dokumentů – příklad dobré a špatné praxe

Uvádíme dva příklady špatné a dobré praxe při vyhotovování dokumentů. Veřejně dostupný dokument Ministerstva zemědělství obsahuje řadu nedostatků a neodpovídá požadavkům kladeným Zákonem a Vyhláškou. Druhý příklad (Ministerstvo vnitra) je správně vyhotoven, opatřen kvalifikovaným elektronickým podpisem (toho, kdo je uveden v podpisové doložce) a kvalifikovaným časovým razítkem dle eIDAS a také je strojově čitelný. Uvádíme přehled základních požadavků, které musí být u vyřizujícího (vlastního) dokumentu aplikovány:

I. Obecně

  1. Hlavička dokumentu: § 16 odst. 1 Vyhlášky.
  2. Jednoznačný identifikátor: § 64 odst. 2 a 3 Zákona; § 7 odst. 1 až 4 Vyhlášky.
  3. Číslo jednací – spisová značka: § 11 odst. 1 a 2 Vyhlášky.
  4. Další náležitosti dokumentu: § 16 odst. 2 Vyhlášky.

II. Doručování dokumentů orgánů veřejné moci prostřednictvím datové schránky: § 17 odst. 1 a 2 zákona č. 300/2008

III. Autentizační prvky

  1. Podpis osoby oprávněné k podpisu u veřejnoprávního původce: § 65 odst. 4, 7, 8 Zákona; § 16 odst. 2 Vyhlášky; § 17 odst. 1 Vyhlášky.
  2. Podepisování dokumentu: § 5 písm. a) a b) zákona č. 297/2016
  3. Pečetění dokumentu: § 8 zákona č. 297/2016
  4. Časové razítko: § 11 odst. 1 a 2 zákona č. 297/2016
Příklad špatné praxe

Zdroj: Školský portál Pardubického kraje [on-line]. Dostupné z <https://www.klickevzdelani.cz/Management-skol/Reditelna/Manazerske-aktuality/category/manazerske-aktuality/dopis-ministra-zemedelstvi-ing-mariana-jurecky> [citováno 31.12.2019].

Příklad správné praxe

Zdroj: Ministerstvo vnitra [on-line]. Dostupné z <https://www.mvcr.cz/soubor/stanovisko-spravni-delikt-podle-74-odst-9-pism-a-pdf.aspx> [citováno 31.12.2019].

Zdroj: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c21-2019