Informační list č. 18/2019: Žádosti o výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu a skartačního řízení při výkonu spisové služby v eSSL

Národní archiv jako provozovatel národního archivního portálu v reakci na opakující se žádosti různých subjektů na udělení výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu, skartačního řízení z eSSL, rozsahu metadat a dalších uvádí, že ani dle Zákona ani dle jiných právních předpisů není žádná organizace včetně Národního archivu oprávněna udělovat výjimky z povinností upravených Zákonem a souvisejícími či prováděcími předpisy (včetně NSESSS). Takové žádosti jsou zcela bezpředmětné a nelegitimní.

Pokud se jedná o dokumenty evidované v eSSL, které byly vyřízeny, resp. uzavřeny do 31. 7. 2012 včetně, byla povinná minimální metadata nutná pro skartační řízení z elektronických systém publikována jako stanoviska na webových stránkách Ministerstva vnitra, a to na odkazu https://www.mvcr.cz/clanek/dotazy-a-stanoviska.aspx (Stanovisko Národního archivu k problematice přechodných období v archivní legislativě (povinnosti původců) a Povinné prvky, které budou vyžadovány pro skartační řízení z elektronických systémů spisové služby u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených do 31. července 2012 včetně. Záštitu nad těmito stanovisky převzalo Ministerstvo vnitra prostřednictvím odboru archivní správy a spisové služby (čj. MV- 73580-1/AS-2015) a jsou uvedeny v příloze č. 1 a 2 tohoto informačního listu.

Příloha 1: Stanovisko Národního archivu k problematice přechodných období v archivní legislativě (povinnosti původců)

Povinné prvky, které budou vyžadovány pro skartační řízení z elektronických systémů spisové služby u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených do 31. července 2012 včetně.

Dokument

V XML schématu Popis
Identifikace Identifikatory Jednoznačný identifikátor dokumentu
Popis Nazev Obsah, věc
Evidence nebo

Neevidence

EvidencniCislo Pořadové číslo v rámci roku
UrceneCasoveObdobi Rok
DorucenyDokument DatumDoruceni Datum doručení
Odesilatel Název a adresa odesílatele
VlastniDokument DatumVytvoreni Datum vytvoření nebo zaevidování
Trideni PlneUrcenySpisovyZnak Spisový znak dle spisového a skartačního plánu (SSP); pokud SSP nebyl používán, vloží se číslo nebo označení útvaru, referenta apod. s prefixem odlišujícím ho od spisového znaku.
SkartacniRezim SkartacniZnak Skartační znak dle SSP
SkartacniLhuta Skartační lhůta dle SSP

Spis

V XML schématu Popis
Identifikace Identifikatory Jednoznačný identifikátor dokumentu
Popis Nazev Obsah, věc
Evidence EvidencniCislo Pořadové číslo v rámci roku
Puvod DatumVytvoreni Datum vytvoření
Trideni PlneUrcenySpisovyZnak Spisový znak dle spisového a skartačního plánu (SSP); pokud SSP nebyl používán, vloží se číslo nebo označení útvaru, referenta apod. sprefixem odlišujícím ho od spisového znaku.
VyrizeniUzavreni Datum Datum uzavření spisu
SkartacniZnak Skartační znak dle SSP
SkartacniLhuta Skartační lhůta dle SSP
Dokumenty Dokumenty Do spisu zatříděné dokumenty

Díl typového spisu

Podle zkušeností Národního archivu nebyl v systémech typový spis vůbec nastaven. Lze případně konzultovat individuálně.

Příloha 2: Záštita ředitele odboru archivní správy a spisové služby nad stanoviskem Národního archivu

Zdroj: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c18-2019