Informační list č. 17/2019: Skartační znaky „V“ ve skartačním řízení z eSSL

Ve skartačním řízení u dokumentů a spisů evidovaných v listinné evidenci nebo neevidovaných vůbec je povinen původce vytvořit seznam, který „…uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem ‚A‘ a dokumenty se skartačním znakem ‚S‘. Dokumenty se skartačním znakem ‚V‘ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem ‚S‘.“

(§ 20 odst. 4 Vyhlášky)

Naproti tomu v případě skartačního řízení u dokumentů evidovaných v eSSL je seznam ke skartačnímu návrhu tvořen SIP balíčky (§ 20 odst. 5 Vyhlášky), resp. jejich reprezentací v podobě dokumentu staženého z národního archivního portálu.

Z porovnání postupů podle citovaných ustanovení Vyhlášky vyplývá, že v případě eSSL nedochází k rozdělování dokumentů skartačního znaku „V“ na „A“ a „S“. Také schéma XML podle přílohy č. 2 NSESSS (element SkartacniZnak) umožňuje vkládat všechny tři skartační znaky (A, S a V). Původce vykonávající spisovou službu v eSSL tedy nemusí rozdělovat dokumenty skartačního znaku „V“ na dokumenty „A“ a „S“.

Zdroj: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c17-2019