Správa dokumentů dle ISO 15489

Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity organizace? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba). Norma je věnována nastavení metodiky řešení spisové služby, řízení procesu, ukládání výstupů a využívání systémů řízení spisové služby.

 

Norma je tvořena 2 částmi – mezinárodní normou ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General a technickou zprávou ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines.

 

Normu připravila technická komise ISO/TC 46 Information a Documentation, subkomise 11 Archives/records management (Archivnictví / spisová služba); vyšla v září 2001. Požadavky vychází z australské normy AS-4390: Record management. V průběhu platnosti byla převzata do systému norem ve Velké Británii, Francii, Německu, v Nizozemí; je přeložena do řady jazyků.

Účel normy

Standardizace postupu a procedur při správe dokumentů zajištuje odpovídající péči a ochranu pro všechny dokumenty, dále umožnuje účelné a efektivní získávání informací obsažených v těchto dokumentech.

Oblast použití

ISO 15489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní součásti jejích aktivit, nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty. Norma popisuje postupy spisové služby. Zdůrazňuje např. spisový plán, stanovení odpovědností a doložitelnosti činností subjektu. Norma platí pro všechny dokumenty – nerozlišuje papírovou a elektronickou verzi dokumentů (pouze se zmiňuje o zvláštnostech dokumentů vedených v elektronické podobě). Nevztahuje se na správu archiválií v archivních institucích (na archivy lze normu také aplikovat – požadavky normy platí pro dokumenty do dovršení skartační lhůty výběru k trvalému uložení).

 

Struktura ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General

1. Působnost

2. Odkazy na normy

3. Pojmy a definice

4. Výhody správy dokumentů

5. Zákonné úpravy

6. Postupy a povinnosti

7. Požadavky na správu dokumentů

8. Návrh a implementace systémů správy dokumentů

9. Procesy a řízení a správy dokumentu

10. Sledování a kontrola

11. Školení

 

Struktura ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines

1. Působnost

2. Postupy a povinnosti

3. Strategie, návrh a implementace

4. Procesy a řízení správy dokumentu

5. Sledování a kontrola

6. Tabulka srovnání ISO 15489-1 a ISO/TR 15489-2

7. Tabulka srovnání ISO/TR 15489-2 a ISO 15489-1

8. Literatura

 

Norma ISO 15489 vs. dokumenty upravující spisovou službu

Z normy ISO15489 vychází doporučení MoReq (modelové požadavky na správu elektronických dokumentu) – evropské doporučení pro fungování systému elektronické spisové služby (správy dokumentů). Vetšina požadavků vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby odpovídá požadavkům normy ISO 15489.