Informační list č. 15/2019: Digitální a analogová forma dokumentu

Doplnění č. 12/2018 Informačního listu

Dokument je dle § 2 písm. e) Zákona definován jako „každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální…“ Tato definice je plně v souladu s definicí elektronického dokumentu obsaženou v čl. 3 odst. 35 nařízení eIDAS („jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka“). Předpisy dále upřesňují např. povinnost použití elektronického podpisu (srv. zákon č. 297/2016 Sb. v případě dokumentu, kterým se právně jedná) nebo povinnost ztvárnit rozpracovaný dokument (koncept) i při jeho zamítnutí (požadavek 2.1.2 NSESSS) aj. Problémy způsobuje ztotožňování dokumentu s komponentou, jak je obvyklé ve většině právních předpisů mimo těch zabývajících se výkonem spisové služby.

Shrnutím uvedeného vyplývá, že nelze pojem dokument vztahovat pouze na informace evidované nebo spravované v eSSL (příkladem budiž databáze), na informace opatřené autentizačními prvky nebo nabývající formy analogové či digitální apod. Rozdělení podle formy dokumentu, které uvádí Zákon a Vyhláška, je pouze jeden údaj metadat a nelze ho považovat bez dalších podmínek (srv. např. § 6 odst. 1 a § 20 odst. 1 Vyhlášky) za rozhodující z hlediska uchování nebo neuchování, popř. výběru archiválií. Některé eSSL ponechávají na uživateli (zpracovateli) rozhodnutí, jakým způsobem bude s dokumentem naloženo. Např. změnou formy dokumentu z digitální na analogovou zajistí, že dokument, ačkoli je digitální, nebude vložen do SIP a předán k trvalému uložení, i když byl vybrán.

Takovýto postup je nepřípustný a je v rozporu s kapitolou 8.3 NSESSS. S ohledem na praxi přichází u původců vykonávajících spisovou službu v eSSL v úvahu následující postupy:

I. Doručené dokumenty

  1. V případě doručeného dokumentu v digitální podobě nelze formu dokumentu v žádném případě měnit, převod do analogové podoby, a to i autorizovanou konverzí, nemá na formu dokumentu vliv
  2. V případě doručeného dokumentu v analogové podobě
    1. je provedena autorizovaná konverze a změněna forma dokumentu na digitální,
    2. je proveden převod dokumentu podle § 69a Zákona nebo dokument zůstává v analogové podobě – forma dokumentu bude vždy analogová,
    3. je proveden prostý sken – forma dokumentu bude vždy analogová.
  3. V případě dokumentu obsahujícího např. průvodní dopis a technický nosič dat (CD, flash disk apod.) je původce povinen digitální dokumenty z nosiče vložit do eSSL (srv. § 19 odst. 2 písm. j) a § 23 odst. 1 písm. b) Vyhlášky). Pokud analogovou část převede autorizovanou konverzí, je forma dokumentu digitální. V případě, že autorizovaná konverze neproběhne, bude forma dokumentu analogová.

II.   Vlastní dokumenty včetně odesílaných (vyřizujících)

  1. Dokument, který je odesílán v digitální podobě, musí být ztvárněn zejména do výstupního datového formátu a opatřen autentizačními prvky (právní jednání, srv. zákon č. 297/2016 ).
  2. Dokument, který je odesílán v listinné podobě, je v eSSL v digitální podobě ztvárněn do výstupního datového formátu a opatřen autentizačními prvky jako v předchozím případě a do listinné podoby pro adresáta autorizovaně konvertován. Pro výkon spisové služby se ponechává (pouze) dokument v digitální podobě a forma dokumentu tedy bude digitální (srv. č. 13/2018 Informačního listu).
  3. Dokument, který je odesílán v listinné podobě, je vytištěn a v listinné i v digitální podobě opatřen příslušnými autentizačními prvky. Pro výkon spisové služby se ponechává jako v předchozím případě dokument v digitální podobě a forma dokumentu tedy bude digitální (výjimku tvoří případ, kdy je spis z různých důvodů většinově analogový). Pokud se autentizační prvky připojí pouze na listinnou podobu, ponechá se také stejnopis v listinné podobě a v eSSL zůstane koncept – v tomto případě bude forma dokumentu analogová.
  4. Pokud je původce orgánem veřejné moci a provádí autorizovanou konverzi z moci úřední, vyhotoví dokument pouze ve formě digitální s příslušnými autentizačními prvky a do listinné podoby pro adresáta dokument autorizovaně zkonvertuje. Pro výkon spisové služby se ponechává (pouze) dokument v digitální podobě a forma dokumentu tedy bude digitální (srv. č. 13/2018 Informačního listu).
  5. Zamítnutý (neschválený) rozpracovaný dokument (koncept) musí být ztvárněn jako dokument, tedy převeden do výstupního datového formátu, popř. opatřen autentizačními prvky (požadavek 2.1.2 NSESSS). Forma dokumentu zůstává digitální.

Chybné postupy při vkládání do eSSL autorizovanou konverzí vzniklých skenů dokumentů jsou rozebrány v č. 8/2019 Informačního listu.

Zdroj: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c15-2019