Slovník základních pojmů z oboru správy dokumentů podle ISO 15 489 – Správa dokumentů (Records Management) a jejich výklad v kontextu českého právního prostředí vznikal v průběhu let 2011 a 2012. Na jeho počátku byla snaha o kvalitní překlad mezinárodní normy ISO 15489 Informace a dokumentace – Správa dokumentů (dále též „ISO 15489“), která narážela na zásadní problém, a tím byla nejednotnost a nejednoznačnost terminologie užívané v oblasti správy dokumentů.
Pro svět správy dokumentů a informací – svět archivnictví a spisové služby – existuje jednoznačný terminologický kánon, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále též „archivní zákon“). Tento zákon definuje význam jednotlivých pojmů, bohužel ale existují i další normativní zdroje, které svádí k užívání těchto pojmů v jiných kontextech a významových rovinách. Mezi tyto alternativní, heretické prameny lze bezesporu zařadit jednotlivé vyhlášky provádějící archivní zákon. Současně existuje (v gesci ministerstva vnitra spravovaný) „Slovník nejčastěji používaných pojmů ve veřejné správě“. Tyto prameny výkladu jednotlivých pojmů jsou sice v zásadě ve shodě, ale už i v nich je možné nacházet drobné nuance a rozpory.
Vedle světa státem diktované právní literatury však existuje nejméně jedna další pojmotvorná oblast, a ta už není zdaleka tak homogenní jako jednotlivé součásti právního řádu. Jedná se o oblast mezinárodních standardů ISO a její zrcadlový obraz v České republice – systém Českých technických norem (ČSN). Pro oblast správy dokumentů a informací a oblast spisové služby jsou relevantní zejména dva okruhy norem – normy řady 9000, zaměřené na systémy řízení jakosti, a následně pak norma ISO 15489, jejíž překlad do češtiny stál u zrodu tohoto dokumentu.
Původní tým překladatelů, který pracoval pod gescí občanského sdružení Information and Records Management Society – Czech Republic Group (dále též „IRMS“) a s licencí British Standards Institution, narážel stále častěji na problémy spojené s nepřesným nebo mnohoznačným používáním pojmů v praxi i referenční literatuře, a rozhodl se proto – původně čistě pro potřeby vlastního překladu – vytvořit definiční slovník, jehož cílem mělo být zajistit pojmovou jednotnost překládaných standardů.
V létě 2011 byla dokončena práce na překladu normy ISO 15489, nicméně jako vedlejší produkt vznikl rovněž pracovní slovník pojmů z oboru správy dokumentů. V té době rovněž vrcholily přípravy na první otevřené setkání pracovní skupiny, založené na základě Memoranda o spolupráci při přípravě standardizační základny pro certifikaci procesů správy záznamů a rozvoji odborného know-how a všeobecného povědomí v této oblasti v organizacích státní a veřejné správy, a téma sjednocení terminologie a její propagace směrem k odborné i laické veřejnosti se zdálo být vhodným pracovním úkolem pro tuto skupinu.
Výchozí podklad byl na základě diskuse v nově vzniklé „Pracovní skupině memoranda“ přepracován, slovník byl strukturován tak, aby vedle doporučeného významu jednotlivých termínů obsahoval i praktické informace k jejich užití a zejména pokud možno komplexní kompendium zdrojů, ze kterých je zřejmé, jak jednotlivé zdroje – ať už se jedná o český právní řád nebo mezinárodní standardy – daný pojem definují, případně jak jej aplikují v kontextu spisové služby a správy informací a dokumentů.
Předkládaný obsah slovníku je výslednicí dlouhých diskusí a revizí, přesto si ale nečiní nárok na jediný správný výklad pojmů – v tomto ohledu je sám název „Slovník“ poněkud zavádějící a dobře tak ilustruje jádro problému. Jedná se spíše o podklad k diskusi a dlouhodobé kultivaci terminologie, slovník je z definice otevřený změnám a úpravám a již v době svého zveřejnění počítá s tím, že bude právě na základě veřejné diskuse připraveno druhé a další přepracované a doplněné vydání.
Slovník je dostupný ke stažení zde.